Jak zorganizować pracę w biurze?
Chaos w miejscu pracy to czynnik, który zawsze wpływa niekorzystnie na efektywność wszelkich zawodowych działań. Sterta papierów, dokumentów i notatek na biurku sprawia, że tracimy czas na poszukiwania niezbędnych materiałów. Okazuje się, że firma może tracić przez to sporo pieniędzy. Udowodniono, że amerykanie tracą każdego dnia nawet 2 godziny na odnajdywanie potrzebnych do pracy przedmiotów. Łatwo się domyślić, jak duże generuje to koszty w skali roku.
Plan działania
Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że praca w bałaganie nie jest sprzyjająca. Robienie kilku rzeczy jednocześnie i rozkojarzenie spowodowane szukaniem niezbędników nie działa korzystnie. Zacząć trzeba więc od porządków na biurku. Tak głosi zresztą koncepcja Lean management i planowania produkcji, która zakłada optymalizację zysków przez niwelowanie marnotrawstw. Można spokojnie uznać, że takim marnotrawstwem jest zapełnione biurko.
W miejscu pracy pozostaw więc tylko te rzeczy, które rzeczywiście wykorzystujesz w ramach realizacji zawodowych obowiązków. Jeśli Twoja praca odbywa się schematycznie, możesz ułożyć je dokładnie w tych miejscach, w których z nich korzystasz.
Idealna jest metoda krok po kroku. Chodzi o to, by zoptymalizować swoją pracę przy danym stanowisku. Niech najbliżej Ciebie znajdą się przedmioty, których używasz najczęściej. Zapełniaj biurko, biorąc pod uwagę priorytet wykorzystywania danych rzeczy. Dzięki temu koncentracja uwagi nie będzie niczym rozpraszana, a Ty nie będziesz tracić czasu na poszukiwania.
Pamiętaj również o sprzątaniu biurka każdego dnia. Wystarczy 5 minut pod koniec dnia, by uporządkować stanowisko pracy.
Porządek na pierwszym miejscu
Rzeczy, z których korzysta nie tylko jeden pracownik, powinny być odpowiednio posegregowane i zawsze odkładane w to samo miejsce. Okazuje się, że jeden bałaganiarz czy zapominalski może skutecznie zakłócić pracę innych.
Dokumenty niech będą w wyraźnie podpisanych segregatorach czy teczkach. Sprzęty biurowe w odpowiednich szufladach. W biurze należy wyznaczyć jedno miejsce do prac, które wykonują różni pracownicy – przyda się kącik z drukarką czy xero.
Porządek w głowie to porządek na biurku
Warto dokładnie przemyśleć plan działania. Dobry organizator zaplanuje wszystko z odpowiednim wyprzedzeniem. Spotkania czy ważne daty warto zakreślać w kalendarzu. Zawsze w jednym miejscu. Nie pochwala się zaś zapisywania miejsca i godzin spotkanie na osobnych karteczkach. To samo dotyczy ważnych numerów telefonów. Wizytówki od klientów czy kontrahentów również dobrze jest odkładać w jedno miejsce.
Komunikacja to priorytet
Na nic zda się uporządkowanie swojego biurka, jeśli wśród współpracowników nie ma odpowiedniej komunikacji. Chodzi nie tylko o relacje pomiędzy pracownikiem a przełożonym, ale również pomiędzy pracownikami na tym samym szczeblu w hierarchii struktury organizacyjnej.
Dyscyplina
Jasne wyznaczanie obowiązków jest podstawą. Zdyscyplinowany pracownik wykonuje swoje zadanie w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie. Wie również, jak obsługiwać wszelkie biurowe sprzęty, co zaoszczędza czas i niweluje powstawanie problemów.